Berikut ini daur hidup arsip elektronik yang perlu anda ketahui, Dalam model daur hidup arsip dinamis peran record manajers dan juga archivists dipisahkan. Hal ini mengakibatkan kesulitan saat dihadapkan pada pengelolaan arsip dinamis elektronik tersebut. Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat mengakibatkan arsip yang ‘non-current’ perlu konversi ke format yang baru. Sulitnya system pengubahan ini membuat arsip menjadi tidak dapat diakses dan juga akan terhapus begitu saja.
baca juga: Berikut Ini Macam-Macam Gula Dan Fungsinya Yang Harus Anda Ketahui
Model daur hidup ini menganggap arsip dinamis elektronik sebatas sebagai arsip media baru atau arsip dinamis fisis layaknya film,rekaman suara,mikrofis. Padahal ciri volatility arsip dinamis elektronik bertentangan dengan pendekatan Model daur hidup tersebut. Arsip dinamis elektronik harus ditempatkan pada system hardware dan juga software yang sesuai dengan lingkungan “hidup” nya. Sehingga tidak harus disimpan ditempat fisik model tradisional dalam daur hidupnya.
Untuk mengakses arsip yang akurat ,andal,otentik,lengkap ini serta dapat dibaca sepanjang waktu merupakan hal yang sulit bagi user maupun arsiparis. Agar dapat mengatasi permasalahan digital object tersebut digunakan model Record Continuum Model itu. Konsep ini juga diperkuat dengan adanya rekomendasi dunia internasional sebagai cara terbaik mengelola arsip elektronik dalam konteks yang lebih luas dalam ilmu kearsiapan tersebut. Mekanismenya yaitu pendekatan yang terintegrasi dalam pengelolaan arsip dinamis(record) dan juga arsip stasis (archives).
baca juga: Ini Dia Macam Macam Arsip Yang Perlu Kamu Ketahui
Berikut ini daur hidup arsip elektronik yang perlu anda ketahui
1. Tujuan Arsip Elektronik
a. Terciptanya pengelolaan dokumen yang sangat baik
b. Adanya penyimpanan salin fisik dokumen ke dalam media elektronik juga
c. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak di inginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen, dan lain-lain
d. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik juga.
e. Mempercepat tujuan penemuan fisik dokumen itu
f. Dan Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunanya semakin jarang menggunakan.
2. Alat Dan Bahan Yang Dibutuhkan Dalam Arsip Elektronik
a. Sebagai Media elektronik seperti Laptop dan komputer sebagai tempat menyimpan data.
b. Camera digital sebagai wadah mengabadikan proses pengarsipan tersebut.
c. Arsip berupa lembaran surat atau pun warkat yang akan di arsipkan.
d. Dan media pendukung lainnya juga
3. Daur Hidup Arsip
Berikut ini daur hidup arsip elektronik yang perlu anda ketahui, Tahap selanjutnya yaitu manipulasi periode dimana arsip elektronik digunakan dalam proses administrasi itu. Baik itu hanya dibuka kembali, dilakukan duplikasi, penggandaan, atau pun pengkopian. Dilakukan editing dan penyimpanan kembali baik dengan nama yang sama atau pun dengan nama yang berbeda.
Penyimpanan kembali dengan nama yang sama boleh jadi karena ditimpa dengan tidak sengaja yang berakibat hilangnya informasi dari data sebelumnya atau pun dengan kata lain hilangnya arsipelektronik. Daur hidup arsip elektronik dimulai dari penciptaan yaitu secara elektronik atau pun dari hasil proses alih media. Kemudian dilakukan penyimpanan dan juga diperlukan adanya sistem penemuan kembali baik secara manual maupun yang lebih baik adalah secara otomasi menggunakan aplikasi pemrograman tersebut.
Setelah tahap manipulasi arsip elektronik mengalami tahap distribusi yaitu periodedimana arsip elektronik mengalami perpindahan baik untuk tujuan perawatan maupun juga untuk penggandaan penggunaan. Perpindahan karena perawatan adalah dengan mengganti media penyimpanan atau pun memperbaharui teknologi media simpan.
4. Parameter Pemilihan Media Simpan
a. Longevity adalah daya tahan media simpan ketika tidak digunakan atau pun ketika hanya untuk disimpan, batas waktu terbaik media simpan memiliki longevity yang baik adalah 10 (sepuluh) tahun. Lebih dari itu bukan merupakan nilai lebih karena pasti sudah ada teknologi baru yang membuat media simpan tersebut ketinggalan jaman juga. Parameter untuk melakukan penilaian pemilihan media penyimpanan arsip elektronik statis.
b. Capacity yaitu kapasitas ruang yang dimiliki media simpan, semakin besar pula kapasitas yang dimiliki media simpan adalah semakin baik penilaian media simpan tersebut.
c. Viability merupakan kemampuan media simpan untuk mengenal kesalahan khususnya saat dipakai untuk melakukan penulisan itu.
d. Absolescence adalah media simpan tidak ketinggalan jaman, jika masih ada di pasaran dalam jangka waktu tertentu maka media simpan tersebut adalah baik untuk digunakan. Namun jika sebaliknya maka media simpan tersebut harus segera diganti dengan yang baru dengan melakukan migrasi isi informasi yang ada di dalamnya itu.
e. Cost yaitu biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan media simpan tersebut, semakin murah tentu semakin sangat baik. Ukuran murah dan tidak murah dapat dihitung dengan membandingkan kapasitas dan juga harganya. Jika nilai perbandingan tersebut besar maka biaya media simpan yaitu murah begitu juga sebaliknya jika perbandingan kapasitas dan juga harga bernilai kecil maka biayanya adalah sangat mahal.